Så behandlar vi personuppgifter – för kunder

Vem som ansvarar

QRiousMedia är ett varumärke som tillhör Laine Digital AB, org.nr 559571-5722, Arås 7, 504 94 Borås. Vi ansvarar för de personuppgifter som beskrivs här. Frågor om personuppgifter skickar du till hej@qriousmedia.se.

När vi tar emot förfrågningar och mäter besök på ditt företags webbplats gör vi det för ditt företags räkning. Det regleras i personuppgiftsbiträdesavtalet, inte här.

Vilka uppgifter vi behandlar och varför

När du beställer på webben

Vi får företagets namn och organisationsnummer, ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer om du lämnar det, att du intygat att du får beställa för företaget och de val du gjort. För en enskild firma är organisationsnumret detsamma som innehavarens personnummer; vi använder det för att veta säkert vem avtalet ingås med och visar det inte i mejl. Vi skickar en länk till din e-postadress så att du kan bekräfta den och skapa ditt konto. Innan beställningen tas emot använder vi automatiska säkerhetskontroller för att begränsa spam och misstänkta automatiserade beställningsförsök. Kontrollerna sker på vår egen server och omfattar bland annat hur snabbt formuläret skickas samt begränsningar av antalet försök. Din IP-adress används också för att begränsa antalet beställningsförsök. Vi sparar den inte i klartext, bara en kontrollsumma som inte kan föras tillbaka till adressen utan vår nyckel. Kontrollsummor som är äldre än åtta dagar tas bort när nya beställningsförsök registreras. Görs inga nya försök kan de därför finnas kvar längre än åtta dagar. Kan beställningen inte slutföras på webben, till exempel om företaget redan är kund hos oss, ser vår personal uppgifterna så att vi kan hjälpa dig.

Ditt konto i kundportalen

Vi sparar din e-postadress, ditt lösenord i krypterad form, när du loggar in och din roll i företagets konto. När du aktiverar kontot sparar vi tidpunkten, din IP-adress, uppgifter om din webbläsare och en kontrollsumma för sessionen, som bevis på att det var du som aktiverade det.

När ditt företag signerar avtalet

Vi sparar avtalet exakt som det visades, ditt namn, din roll och din e-postadress, de förklaringar du lämnat (att du läst avtalet, att företaget handlar som näringsidkare och att du har behörighet) och tidpunkten. Som bevis på att avtalet ingåtts sparar vi också IP-adress, uppgifter om din webbläsare, en kontrollsumma för sessionen och hur du loggade in. Uppgifterna kan inte ändras i efterhand. Efter signeringen kan vi kontrollera företagets uppgifter och firmateckning i offentliga register.

Fakturor, underlag och logg

Vi sparar fakturor och betalningar och skapar fakturorna i vårt bokföringsprogram. Vi sparar de svar du lämnar om företaget och de bilder och den logotyp du laddar upp; bilderna kodas om och platsuppgifter och annan metadata tas bort. Om personer syns i bilderna intygar företaget att de godkänt det. Vi loggar viktiga händelser – till exempel signering och uppladdning – med vem och när, för säkerhet och för att kunna utreda fel.

Rättslig grund

Är du själv avtalspart (enskild firma) behandlar vi uppgifterna för att ingå och fullgöra avtalet (artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen). Företräder du ett företag behandlar vi dina uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna ingå och fullgöra avtalet med företaget, kunna visa att avtalet ingåtts och skydda tjänsten mot missbruk (artikel 6.1 f). Fakturor och bokföring sparar vi för att bokföringslagen kräver det (artikel 6.1 c). Uppgifterna behövs för att avtalet ska kunna ingås – utan dem kan beställningen inte genomföras. Vi fattar inga beslut om dig som enbart grundas på automatiserad behandling; en beställning som stoppas automatiskt hanteras av vår personal.

Hur länge vi sparar uppgifterna

• En beställning där du inte bekräftar e-postadressen avslutas när länken har slutat gälla (7 dagar). 90 dagar efter att beställningen senast startades tar vi bort namn, e-postadress, telefonnummer, organisationsnummer, intyget och dina val.
• Ett konto där inget avtal signerats: tolv månader efter senaste aktivitet.
• Bevis om att en inbjudan tagits emot men inget avtal signerats: 24 månader.
• Avtal, signatur och bevis om avtalets ingående: under avtalstiden och därefter i tio år.
• Fakturor och annan räkenskapsinformation: sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
• Ditt konto: till tolv månader efter avtalets slut.
• Bilder, logotyp och underlag: till 90 dagar efter avtalets slut.
• Uppgifter om skickade mejl: 24 månader. Loggar: tre år.

Vilka som får tillgång till uppgifterna

Vår personal i den mån deras arbete kräver det. Vi använder leverantörer för drift, databas och e-post: Supabase (databas och inloggning, i Stockholm), Vercel (drift av kundportalen – serverfunktionerna i Stockholm, sidorna levereras från servrar nära dig) och Resend (utskick av e-post, som lagras i USA). Fakturor skapar vi i Bokio, och vår egen e-post (till exempel hej@qriousmedia.se) hanteras av Loopia i Sverige. Vi säljer aldrig personuppgifter.

Överföring utanför EU/EES

Kundportalen och databasen körs i Stockholm, men Vercel, Supabase och Resend är bolag med säte eller personal utanför EU/EES, och Resend lagrar e-post i USA. Vercel och Resend är certifierade enligt EU–US Data Privacy Framework. För Supabase sker överföringen med EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Du kan få en kopia av skyddsåtgärderna genom att kontakta oss.

Kakor och lagring i webbläsaren

Kundportalen och beställningssidorna använder bara det som behövs för att tjänsten ska fungera: en kaka för inloggningen (så länge du är inloggad), en kaka för korta meddelanden mellan sidor (två minuter) och, när du återställer lösenordet eller loggar in med en länk, en kaka som gäller en timme. I webbläsarens flik sparas tillfälligt inbjudningslänken (tills den använts) och var på sidan du var när priset räknas om. Vi använder inga kakor för analys eller marknadsföring.

Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi har om dig, att få felaktiga uppgifter rättade och att i vissa fall få dem raderade, begränsade eller överförda. Du kan invända mot behandling som stöds av vårt berättigade intresse. Avtal, bevis om avtalets ingående och bokföring kan vi behöva spara även om du begär radering. Kontakta oss på hej@qriousmedia.se – vi svarar inom en månad. Du kan också lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

Om du kontaktar oss via formuläret på qriousmedia.se gäller webbplatsens integritetspolicy.